Модели документооборота и классификация документов, применяемая в автоматизированных системах бухгалтерского учета

Модель документооборота – это порядок формирования, регистрации, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на бухгалтерских счетах.

1. Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе – массиве информации о хозяйственных операциях.

Недостаток рассмотренной технологии заключается в том, что введенная запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной.

2. Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях.  При данной модели бухгалтер сначала заполняет экранную форму первичного документа определенного вида, а программа формирует документ и дает возможность его распечатать.

Основной недостаток первых двух моделей – несоблюдение временного лага между созданием документа и формированием соответствующих ему записей на счетах.

3. Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях.

Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать.

По назначению: распорядительные документы; исполнительные (оправдательные) документы; документы бухгалтерского оформления; комбинированные документы;

По содержанию хозяйственных операций: материальные; расчетные; денежные.

По порядку составления: первичные; сводные.

По способу отражения: разовые; накопительные.

По числу учитываемых операций: односторонние; многосторонние;

По месту составления: внутренние; внешние.

По способу заполнения: вручную составленные; составленные с помощью вычислительной техники.

По основанию носителя: бумажный и машинный.